Uno degli obiettivi che le aziende cercano è che i loro lavoratori siano produttivi. Per portare a termine il lavoro, non è necessario passare ore e ore davanti a un computer o a un mucchio di scartoffie, si tratta di lavorare per il tempo necessario e sfruttare al massimo ogni minuto. Essere produttivi significa ridurre le risorse aziendali e investirle saggiamente.
Per esempio, avere più tempo può essere usato per la formazione, la partecipazione ad eventi o altri compiti aziendali. Infatti, negli ultimi tempi, molti modi di aumentare la produttività dei collaboratori sono stati studiati per i benefici che portano all'azienda. Tra questi, spicca il metodo Getting Things Done o Pomodoro, con il quale si possono svolgere compiti nel minor tempo possibile utilizzando intervalli di 25 minuti di lavoro ad alto livello di concentrazione e 5 minuti di riposo. Non si tratta solo di applicare le metodologie giuste, ma ci sono una serie di fattori che hanno una grande influenza sul modo in cui si lavora, di cui parleremo nelle righe seguenti.
Motivi per cui l'ordine influisce sulla produttività sul lavoro
Spesso si trascura il modo in cui l'ufficio è allestito: è luminoso e spazioso, è ordinato e pulito, ha mobili ergonomici che facilitano il lavoro dei lavoratori? Tutti questi aspetti influenzano le prestazioni lavorative. I posti sono piccoli, non c'è quasi spazio per mettere nuovi schedari, si sentono stretti, non c'è luce naturale... tutto questo non favorisce la concentrazione.
Pertanto, mantenerla pulita e ordinata è la base perché le persone possano svolgere il loro lavoro comodamente e senza distrazioni. Non si tratta solo di riordinare lo spazio e dopo un po' tutto è di nuovo in disordine, si tratta di riordinarlo in modo intelligente in modo tale che rimanga così nel tempo.
I mobili e gli spazi giocano un ruolo molto importante, sapere come distribuire gli oggetti e altro materiale ci farà guadagnare molto spazio e avere tutto più chiaro. Devono essere mobili di qualità e resistenti, per evitare che si rovinino e che si debba spostare tutto dopo poco tempo. Devono anche essere funzionali ma soprattutto pratici. Per un ufficio, gli scaffali cromati o ad angolo scanalato sono molto utili, per esempio, a seconda dello spazio disponibile. Il vantaggio di collocare questo tipo di mobili in azienda è che permettono di immagazzinare un gran numero di schedari ed altri oggetti.
Altri elementi che influenzano la produttività sul lavoro
L'ordine sul lavoro è fondamentale, ma anche altri fattori hanno un'influenza diretta. Uno di questi aspetti è il lungo orario di lavoro, perché il fatto che una persona lavori più a lungo non significa che sarà più redditizia per l'azienda. È normale che più lunghe sono le ore di lavoro, minore è il rendimento, minore è lo sforzo e minore è la concentrazione. Anche le nostre capacità non sono le stesse, anche la mente ha bisogno di riposo.
La chiave è lavorare la giusta quantità di tempo ad alte prestazioni, i risultati saranno sicuramente totalmente diversi. Nel caso in cui si debba passare ore e ore in ufficio è consigliabile riposare, alzarsi e camminare per un po', idratarsi bene, staccare per qualche minuto. Un errore molto comune è quello di fare multitasking, per aumentare le prestazioni ci si dovrebbe concentrare su un progetto e non fermarsi finché non è finito. In questo modo la mente si concentra su un unico compito, evitando di passare da una cosa all'altra con poca o nessuna concentrazione. Questo è l'ideale, anche se è molto difficile raggiungerlo giorno per giorno. Devi anche sapere come stabilire le priorità, puoi usare tecniche di produttività come la matrice di Eisenhower, conosciuta anche come "matrice di gestione del tempo". Questo strumento divide tutti i compiti in 4 quadranti e li organizza come segue:
- Urgente e importante
- Importante ma non urgente
- Urgente ma non importante
- Né urgente né importante
Un altro elemento da prendere in considerazione è il carico di lavoro eccessivo, poiché ha un impatto negativo sulla produttività. Troppo lavoro provoca ansia, stress e rende persino impossibile riposare bene la notte. Tutti questi fattori ci impediscono di lavorare in modo consapevole, concentrato e senza stress.
